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医学院研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程(新系统)

发布日期:2023年11月22日 15:51 来源:医学院
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各系(临床医学院)、相关研究生:

新版研究生教育管理信息系统出国境模块20231120开始上线运行。原研究生教育管理信息系统(http://grs.zju.edu.cn/allogene/page/home.htm)出国境模块关闭维护。请各系临床医学院)的学生登录新版研究生教育管理信息系统(https://yjsy.zju.edu.cn/)办理因公出国(境)相关手续。

浙江大学研究生因培养环节需要出国(境)进行联合培养、合作研究、参加国际会议或其他与学业相关的出国(境)事务属于因公出国(境)。浙江大学研究生因公出国或赴港澳台、参加线上对外交流须严格按照《医学院研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》办理申请审批手续。


一、因公出国(境)手续

研究生因公出国(境)申请手续如下:

       1.    因公出国(境)申请提交

请申请人在派出前1个月左右完成校内因公出国(境)申请手续。请申请人登陆浙江大学研究生管理信息系统https://yjsy.zju.edu.cn/,在系统-应用中心-因公出国(境)-出国(境)申请”,填写信息,附件上传(1邀请信扫描件、2)学习计划(外文)(90天及以上的出访须上传)、(3)单位同意派出函(定向、委培生须上传),提交申请。

填写注意事项:

1出访时间和会议时间:会议时间须严格按照会议邀请信时间填写。出访时间请填写出入境中国大陆时间(提示:请严格按照实际出访时间填写,邀请函基础上可依照以下原则增加实际路程时间:欧洲、北美洲、大洋洲,前后总共不超过3天;亚洲,前后总共不超过2天;非洲、南美洲,前后总共不超过4天。出访开始时间为离开中国境时间,出访截止时间为抵达中国境时间。如有特殊情况,附件需上传情况说明及证明材料,和邀请信合并上传到邀请信。

2邀请信:邀请信须使用正式抬头纸,邀请人手写签名,如邀请信为非英语的外语语种书写,必须附上导师审核签字认定的中文翻译件。出访任务应以学术交流为目的,有明确的出访目的、实质性内容、出访起止日期、停留期限、费用负担办法。不得接受外国驻华机构和海外华侨华人以个人名义发出的邀请,严禁通过中介机构联系或出具邀请函。

3定向、委培生申请出国(境):定向和委托培养研究生各类出国(境)的申请原则上应当在人事档案所在工作单位办理。申请研究生因公出国(境)时需在附件上传本人工作单位人事部门签字盖章的单位同意派出函(和邀请信扫描件合并成一个pdf上传系统),并同时到本人工作单位办理出国(境)手续和出国(境)任务批件。

      2.    审批流程

审批流程:学生(线上提交,并联系院系教学、思政老师--导师(线上审核--学院研究生科(院系同意后线上审核--学院行政负责人(线上审核--行前教育负责人(学工办老师线上录入--学院党委负责人(线上审核

      3.    行前教育

由学工办专人对拟派出研究生进行行前教育,在研究生教育管理信息系统-左册管理列表点击进入“因公出国(境)”模块,点击进入“行前教育”,录入行前教育信息,完成行前教育确认。

学工办确认所有拟因公出国(境)研究生(不包括参加线上交流)已在“平安留学在线培训平台”(网址:http://palx.cscse.edu.cn/#/index)注册,登录平台后按系统提示完成在线行前培训学习,并阅读《浙江大学平安留学出国(境)交流行前指南》

  4.    线上对外交流管理

    为规范管理线上国际交流活动,研究生参加线上交流(在境外举行的国际会议、线上课程、学术交流活动等)须提前在“研究生教育管理信息系统”中完成审批,审批通过后方可参加,审批流程参照实际出国(境)办理流程。参加“线上交流项目”(包括但不限于线上国际学术会议、校际学术交流项目、课程项目等)的学生也须在系统中提交出国(境)申请,其中,“出访任务”一栏务必选择“线上交流项目”,“交流期限”一栏填写线上交流项目起止时间。各院系应对研究生参加线上对外交流进行严格审核把关,研究生在参加外方主办的在线国际学术会议或交流项目时应严格遵守相关保密规定,严防敏感信息外泄。参加由港、澳、台地区单位主办的在线国际学术会议或交流项目,参照以上办法执行。

      5.    派出前情况变更

    学生应严格按照审批通过的出访时间、出访目的国家(地区)、出访城市、出访单位进行出访。原则上不接受各种因非客观原因造成的派出前情况变更申请,包括但不限于延长留学资格有效期、改派留学单位或外导、缩短或延长留学期限等。如确有合理的特殊情况,请在系统-应用中心-因公出国(境)-派出前情况变更”提交申请。

  6. 国(境)外状态变更

原则上不接受因各种非客观原因造成的改派留学单位或导师、提前回国(境)、延期回国(境)等申请。研究生应严格按照审批通过的出访截止日期按期回国(境)。对于未在原定出访截止日期内回国(境)的研究生,各院系应督促学生尽快回国(境)。确有特殊情况,有必要性和合理性的,请在系统-应用中心-因公出国(境)-国(境)外状态变更”提交申请。

国家公派留学人员如需学校出具公函的,申请时请勾选“需要学校出具公函”,下载公函模板,上传草拟的公函word格式,学院审批通过后,研究生院会在系统上传正式公函扫描件供学生下载。

在出访地、出访单位、出访总天数不变的情况下,出访人实际出访时间异于经审批通过的出访时间前后2周内的,可视作按期出访,无须申请国(境)外状态变更。研究生公派出国进行联合培养,确因研究需要可申请延长留学期限,延长期限最长不超过原派出期限(出访总时长一般不超过2年,国家公派除外)。短期出访时间根据出访任务而定。申请国(境)外状态变更的派出人员应于留学期限结束前一个月提出申请,并办理有关手续。一次出访原则上最多只能申请一次国(境)外状态变更。

  7. 温馨提醒

 1顺访任务:如有两个时间(根据邀请信时间判断)相连的出访任务,则请学生将两个邀请函合成一个PDF上传,出访信息填写主任务(第一个任务)即可,但是出访时间要填写两个出访任务的总时间(即前一个任务的开始时间和后一个任务的结束时间)。如两个任务出访时间不相连,则不能申请顺访任务。如该任务获得浙江大学“研究生赴境外短期学术交流项目”的国际会议资助,主任务必须为国际会议,且主任务时长须大于顺访任务时长,否则不能申请学校短期项目资助。如有多个出访目的地,须在申请时写明。

 2)拟回国(境)日期超出拟毕业时间须在申请出国(境)之前办理好延长修业年限的手续。办理流程参照《医学院延长修业年限办理流程》http://www.cmm.zju.edu.cn/2023/0816/c38717a2789854/page.htm

3)学籍异动:出访时长大于90,在研究生因公出国(境)申请经学院审批通过后生成因公出境学籍异动,异动开始时间为出访开始时间。

4)出国(境)时间有变更:(190天以上出国(境)任务:A. 在邀请单位、出访地、出访总天数不变的情况下,出访人实际出访时间异于通过的出访时间前后2周内的,可视作按期出访。B. 出访人实际出访时间提前或延期超过2周的,或出入境中国大陆月份有变动的,联系学院研究生办退回出国(境)申请,学生修改申请表后重新提交出国(境)申请C. 在邀请单位、出访地、出访总天数有变动的情况下,学生需要联系学院研究生办退回申请,修改申请表后重新提交出国(境)申请。若不修改出国()时间,将按原申请时间办理学籍异动手续。(290天及以下出国(境)任务,出国(境)时间如有变动,请联系学院研究生办退回申请,修改出访时间后重新提交申请

5)注意预留充裕时间办理毕业、学位授予相关手续学位论文答辩应在返校后进行,请各位同学预留充裕时间在回国(境)后办理学位论文答辩等毕业、学位授予相关后续

6)境外交流期间赴第三国或其他地区:如申请人正在境外交流,欲前往第三国或地区参加国际会议等出访任务,须重新提交一条新的因公出国(境)申请。

7)添加出访单位:如系统中没有出访单位,请申请人书写“添加出访单位申请报告”,内容包含出访单位的中英文官方名称、官方网址、学校或科研机构简介,导师签署意见并手写签字。请申请人请将出访单位的中英文官方名称、官方网址、学校或科研机构简介,以及导师签署意见签字的“添加出访单位申请报告”(作为附件)发邮件(邮件名和附件均命名为“添加出访单位申请报告”)至yjsy_pyc@zju.edu.cn,一般在7个工作日内添加,不回复邮件。

8)添加短期项目:如要申请学校短期项目资助,而系统中没有拟申请的国际会议或短期访学项目,请申请人在系统-应用中心-因公出国(境)-短期项目立项提交申请,经导师-学院研究生科-学院行政负责人完成线上审批后,再提交短期项目资助申请

9)两个任务时间相近,是否要填写第二个出访任务的出国(境)申请:须重新提交一条新的因公出国(境)申请。

10)新生:新生未报到注册前,不能办理研究生因公出国(境)申请审批。已确定当年9月转博、当前为硕士生身份的硕博连读生或当前为本科生身份的本博连读生,应在新学期开学初完成相关学籍手续以后,再办理因公出国(境)申请手续。

11)岗位助学金发放问题:因公出国(境)期间继续发放研究生基础助学金。请查看《浙江大学研究生资助管理办法(试行)(浙大发研〔202246),具体由研究生管理处综合事务办公室资助管理负责老师(紫金港校区研究生教育综合楼8030571-88981401)负责解释。

  8. 出国(境)后续手续:

1)派遣证明/资助证明:如办理签证或入境手续等需要开具相关证明,请先在系统里提交出国(境)申请,根据医学院因公出国签证所需派遣证明办理流程》附件3草拟证明并准备相应证明材料前往学院国合办(医综503)审核并开具相关证明。

2)护照:根据原国家教育委员会、外交部、公安部教外留〔19971号文,公派留学人员出国留学统一持“因私普通护照”。个别需要通过外交部办理的,将另行通知本人。若尚未办理护照,请持一份因公出国境申请表复印件到保卫处审核,办理户籍处理手续(详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》),再到公安局办理因私普通护照

3)如赴台湾,需加填“浙江大学因公临时赴台人员备案表”一式二份,表格请到校国际合作与交流处、港澳台事务办公室网站-出国出境-材料清单处下载。请提前联系校港澳台事务办公室(0571-88981032)进行咨询。

  二、返校手续

 应在回国(境)后2周内办理返校手续,否则无法做学籍恢复处理。根据《浙江大学关于印发《浙江大学研究生学籍管理实施办法》的通知》(浙大发研〔2017115号),研究生未经批准连续2周未参加学校规定的教学活动;或出国(境)未经学校批准逾期2周以上未归的,应予退学。如实际回校日期在回国(境)后2周以上,须在提交回国(境)申请时提交特殊情况说明

 1. 回国(境)返校手续

1填写回国(境)资料

请申请人登陆浙江大学研究生管理信息系统-应用中心-因公出国(境)-回国(境)申请”,填写信息,上传附件材料,提交申请。实际出入境时间请填写护照上盖章的出入境中国大陆时间。

应上传的附件材料包括:(a)护照个人信息页、(b)出入境记录(出入境中国大陆红色边检章或行程单或登机牌或公安局出入境记录)、(c)签注/签证页、(d)机票行程单、登机牌、(e)回国(境)报告(1000以上,公派留学3000字以上)、(f)特殊情况说明(如有)。国家公派项目、校级资助项目(包括但不限于校派项目、人文社科专项、博士新星计划、陆氏基金、短期交流项目等)回国(境)资料具体要求请参考项目要求。

审批流程:学生(线上提交回国申请,本人携带相关材料至院系教学部门报到--导师(线上审核--学院研究生科(院系教学部门受理学生报到后线上审核--学院行政负责人(线上审核--回访谈话负责人(学工办老师线上录入--学院党委负责人(线上审核

备注:出国境6个月及以上,原则上由学工办辅导员直接进行归国谈话,学生提前一周邮件预约

回国(境)申请经学院审批通过后生成“入境复学”学籍异动,异动开始时间为护照回国(境)日期。

2)返校后向院系报到和进行回访谈话

 请本人持护照原件、签注/签证页、出入境记录原件等相关资料至院系教学部门报到。院系负责老师须见到学生本人并核实护照及出入境记录等相关信息,审核通过后将学生信息向学院研究生办报备报到后,由学工办指定专人对研究生进行回访谈话在研究生教育管理信息系统-左册管理列表点击进入“因公出国(境)”模块,点击进入回访谈话,录入回访谈话信息,完成回访谈话确认。如出国(境)期间有异常情况,学生应及时和院系报告。

 2特殊情况温馨提示

1)实际未出国(境)办理:

 如已填写出国(境)申请、学院均已审核通过但实际未出国(境),请在填写回国(境)申请时,在“是否因故取消”选择“是”,填写特殊情况说明,并上传相关证明材料。若选择了是否乘坐非国内航空公司航班或改变中转地为,则需要填写乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表(学生).doc。如果实际出入境日期与审批通过的出访时间不一致,应填写特殊情况说明,并上传相关证明材料。

2)参加线上交流项目(境外举行的国际学术会议、校际学术交流项目、课程项目等):请在回国(境)资料上传线上项目总结(包括参会情况、收获、心得体会等)。

3)若有报销任务:凭《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请表》《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台回国(境)审核表》、院系盖章的签证费、保险费发票、登机牌和行程单、乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表(学生)、支付情况说明书(计划财务处网站-下载专区)等相关原始票据至学校计财处办理。校派等特定项目的财务报销请参考各项目相关通知。学院审批后的《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请表》可作为参加线上对外交流的报销材料。

4因公出国(境)经费借款未冲销的毕业生:请及时登录综合财务管理平台(cwcx.zju.edu.cn)完成网上预约报账并携带相关报销材料至所在校区会计核算分中心外汇窗口办理冲销手续,以免影响办理离校手续。办理地点如下:紫金港(东区):东六1172报销大厅二楼212-3室;紫金港(西区):成均苑8116室;玉泉:外经贸大楼102室;华家池:老图书馆101室。办理时间:正常对外办公时间。


附件1.浙江大学【出国境】模块操作手册-学生.docx

附件2.浙江大学【出国境】模块操作手册-导师.docx

附件3. 医学院因公出国签证所需派遣证明英文资助证明办理流程.pdf

 

 

医学院研究生教育办公室

20231120



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