医学院2025年“研究生赴境外短期学术交流项目”申请资助手续办理流程

为全面贯彻落实“双一流”建设任务“卓越研究生培养计划”，构建开环整合的卓越研究生培养体系，学校在整合现有项目的基础上，设立研究生赴境外短期学术交流项目（简称“短期项目”）。短期项目是指研究生赴境外交流期限少于3个月（＜90天）的项目，包括国际学术会议、短期访学两类。 

2025年研究生赴境外参加短期学术交流的资助经费由医学院根据经费额度和申请情况审核并择优确定资助名单和额度，研究生可在自己所在院系教学部门办理相关业务。

第一部分：国际学术会议资助

 学校资助优秀研究生赴境外参加本学科领域权威的国际学术会议。

 一、申请条件

申请资助的研究生应同时具备以下条件：

1. 本校正式注册学籍的研究生。

2. 热爱祖国，拥护中国共产党的领导，具有良好的政治素质。

3. 身心健康，具有较强的科研能力和外语交流能力。

4. 撰写以浙江大学为第一署名单位的学术论文或摘要，被在境外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用。

 5. 原则上每位研究生在读期间至多只能获得1次该项资助。2024年浙江大学求是新星计划录取人员的经费已单列下拨医学院，录取人员应在2025年内使用该经费，已享受过国际学术会议资助的，不能再次申请。

 6. 受国家公派出国留学项目或学校公派研究生项目资助（包括但不限于求是飞鹰计划、陆氏基金、校级创新项目）的申请人，已享受奖学金资助，在派出期间不能申请该项资助。

 7. 不是受国家公派出国留学项目或学校公派研究生项目资助派出的，研究生在境外交流期间赴第三国（地区）参加国际学术会议，可以申请该项资助，应按照《医学院研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（持续更新）》关于“境外交流期间赴第三国或其他地区”的流程办理研究生因公出国或赴港澳台申请审批手续。

 二、资助内容、资助额度、资助原则

 根据申请者具备的条件、论文录用情况和当年申请的情况，择优资助。

 1. 本人作为第一作者或除导师（导师组）外排名第一作者撰写的论文或摘要被国际学术会议接收，以口头宣读形式参会者，给予一次往返经济舱国际旅费资助。

 2. 国际学术会议资助的资助内容为一次往返的经济舱国际旅费，资助金额上限不超过1.0万元人民币，未超过资助金额上限的支出实报实销。

 3. 申请人获批国际学术会议资助，参加国际学术会议交流所需的费用，除学校资助外如有不足部分，应由研究生所在院系、学科、导师等提供资助，支持申请人完成国际学术交流。

 4. 优先考虑没有参加过对外交流的申请人，优先考虑没有享受过对外交流相关资助的申请人。优先考虑在重要国际学术会议做口头报告的研究生。同等条件下，优先资助全日制博士研究生。

 三、申请流程及申请材料

 （1）申请流程

 请查阅《浙江大学研究生赴境外短期学术交流项目资助管理办法（试行）》，若符合申请条件，申请人一般需在国际会议举办两个月前（最晚不能晚于出访开始日期）登录系统，在应用中心-因公出国（境）-项目申请，点击“新增”按钮，选择“短期项目资助”，点击“申请”按钮，进入短期项目资助申请页面，项目名称选择“国际会议资助”，填写信息，在页面底部的“出访经费”栏的“金额”处填写拟申请“金额”（如申请时没有确认金额，可在审批通过后联系学院研究生科老师填写），提交申请。

温馨提醒：不能在国际学术会议任务出访开始后补申请资助。

短期项目资助申请由导师、学院研究生科、学院分管行政负责人审核，申请人所在学院（系）结合经费情况和申请情况择优确定资助名单和额度。学院研究生科登录系统，在左侧行政审批菜单前往“因公出国（境）”-“项目申请”，“项目类型”选择“短期项目资助”，在“操作”栏点击“编辑”，在页面底部的“出访经费”栏的“金额”处查看申请人申请金额，并修正为批准资助“金额”，点击“保存”。

温馨提醒：如申请人申请时没有填写申请资助“金额”，可在审批通过后联系学院研究生科填写。人事档案不在我校的定向研究生，提交出国（境）申请时，须上传招生协议书复印件及工作单位签字盖章的单位同意派出函（合并为一个PDF文件上传）。人事档案在本校的定向研究生，提交出国（境）申请时，须上传招生协议复印件。

（2）申请材料

申请附件材料清单及要求如下：

（1）会议主办方出具的正式邀请函；

（2）论文录用通知及论文录用类别（ORAL）证明；

①论文录用类别（ORAL）证明请提供正式证明函件，需有官方签名或大会正式program，邮件或截图均无效；

②若论文录用类别仅表述为PRESENTATION，则需同时提交PROGRAM（宣读论文时间安排表）才能视同为ORAL。

（3）被录用论文首页（按国内外正式期刊投稿格式）

（4）邀请函若使用英文之外语种书写，需提供导师签名的中文或英文翻译件。

特殊情况说明：

（1）如有顺访任务，应于提交国际学术会议资助的项目申请时一并提出，否则不予受理（主任务应为国际学术会议，顺访任务开始时间必须连续衔接在国际学术会议时间之后，且不能超过国际学术会议时长，否则，不能申请国际学术会议资助）。

（2）如申请人正在境外交流，欲前往第三国（地区）参加国际会议，须按照《医学院研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（持续更新）》办理“境外交流期间赴第三国或其他地区”的出国（境）申请审批手续，“境外交流期间赴第三国或其他地区”的这趟出访任务如需报销，须在原长期出访任务结束并回国（境）后一起报销，报销须符合计财处相关规定。

（3）如因申请短期项目资助，而学校系统中没有拟申请的国际会议，需在系统新增国际学术会议，请申请人登录系统，在应用中心-因公出国（境）-短期项目立项，点击“新增”按钮，类型选择“国际会议”，填写信息，提交申请。短期项目立项申请经导师、学院研究生科、学院分管行政负责人审核。

温馨提示：

A.只有要申请学校“短期项目资助”的“国际学术会议”或“短期访学”才需要在系统申请“短期项目立项”，其他经费来源的国际学术会议或短期访学直接办理因公出国（境）申请即可。一个申请人的“短期项目立项”申请通过后，所有申请人所在学院（系）的申请人都可以在发起“短期项目资助”项目申请时选到这个项目。

B. 申请信息应填写完整，中英文名称不能出现年份、届次，英文名不能为workshop， “周期”指几年一次。

第二部分：短期访学资助

 短期访学是指除了参加国际学术会议以外的各类短期学术交流、技术培训、学习实习、参加竞赛等活动。

 一、申请条件

 申请资助的研究生应同时具备以下条件：

1. 本校正式注册学籍的博士研究生；

2. 热爱祖国，拥护中国共产党的领导，具有良好的政治素质；

3. 身心健康，具有较强的科研能力和外语交流能力；

4. 短期访学的机构应为境外知名大学、科研机构、知名企业、国际组织等，或短期访学的对象为国际知名学者；

5. 出国（境）期间的访问交流与申请者的研究领域相关；

6. 原则上每位博士研究生在读期间至多只能获得1次该项资助。

7. 受国家公派出国留学项目或学校公派研究生项目资助（包括但不限于求是飞鹰计划、陆氏基金、校级创新项目）的研究生，已享受奖学金资助，在派出期间不能申请该项资助。

 二、资助内容、资助额度、资助原则

 根据申请者具备的条件和当年申请的情况，择优予以资助。

 1. 短期访学资助的资助内容包括一次往返的经济舱国际旅费、保险费、签证费、住宿费、生活费。

 2. 资助金额根据访学的国家（或地区）和访学的时长确定：亚洲以外区域（含西亚）1.0万元/人，亚洲区域（不含西亚）0.5万元/人；超过四周的短期交流，每生可增加0.5万元的资助；未超限额部分实报实销。

 3. 申请人获批短期访学资助，参加短期访学所需的费用，除学校资助外如有不足部分，应由研究生所在院系、学科、导师等提供资助，支持申请人完成国际学术交流。

 4. 优先资助学院（系）整建制派出项目的申请人。

 5. 优先考虑没有参加过对外交流的申请人，优先考虑没有享受过对外交流相关资助的申请人。同等条件下，优先考虑资助全日制博士研究生。

 三、申请流程及申请材料

 （1）申请流程

 若符合申请条件，申请人一般需在短期访学举办两个月前（最晚不能晚于出访开始日期）登录系统，在应用中心-因公出国（境）-项目申请，点击“新增”按钮，选择“短期项目资助”，点击申请按钮，进入短期项目资助申请页面，项目名称选择“短期访学资助”，填写信息，填写信息，在页面底部的“出访经费”栏的“金额”处填写拟申请“金额”（如申请时没有确认金额，可在审批通过后联系学院研究生科填写），提交申请。

 温馨提醒：不能在短期访学任务出访开始后补申请资助。

 短期项目资助申请由导师、学院研究生科、学院分管行政负责人审核，申请人所在学院（系）结合经费情况和申请情况择优确定资助名单和额度。学院研究生科登录系统，在左侧行政审批菜单前往“因公出国（境）”-“项目申请”，“项目类型”选择“短期项目资助”，在“操作”栏点击“编辑”，在页面底部的“出访经费”栏的“金额”处查看申请人申请金额，并修正为批准资助“金额”，点击“保存”。

 温馨提醒：如申请人申请时没有填写申请资助“金额”，可在审批通过后联系学院研究生老师填写。人事档案不在我校的定向研究生，提交出国（境）申请时，须上传招生协议书复印件及工作单位签字盖章的单位同意派出函（合并为一个PDF文件上传）。人事档案在本校的定向研究生，提交出国（境）申请时，须上传招生协议复印件。

 （2）申请材料

申请附件材料清单及要求如下：

（1）由出访高校或单位出具的正式邀请函;

（2）访学计划（需国内导师签字）.

获得短期访学资助的博士研究生须在导师指导下认真制订访学计划；在境外期间与导师保持经常性联系，认真做好访学工作，定期向导师汇报访学进展情况。

特殊情况说明：

如因申请短期项目资助，而学校系统中没有拟申请的短期访学项目，需在系统新增短期访学项目，请申请人登录系统，在应用中心-因公出国（境）-短期项目立项，点击“新增”按钮，类型选择“短期访学”，填写信息，提交申请。短期项目立项申请经导师、学院研究生科、学院分管行政负责人审核。

温馨提示：只有要申请学校“短期项目资助”的“国际学术会议”或“短期访学”才需要在系统申请“短期项目立项”，其他经费来源的国际学术会议或短期访学直接办理因公出国（境）申请即可。一个申请人的“短期项目立项”申请通过后，所有申请人所在学院（系）的申请人都可以在发起“短期项目资助”项目申请时选到这个项目。

第三部分： 因公出国（境）和财务手续办理流程

一、办理出国（境）相关手续

申请人在浙江大学研究生管理信息系统（https://yjsy.zju.edu.cn/）查询到短期项目资助的项目申请经审批通过后，请按照《医学院研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（持续更新）》（http://www.cmm.zju.edu.cn/2023/1122/c58755a2829585/page.htm）办理出国（境）手续。在系统的应用中心-因公出国（境）-“出国（境）申请”发起申请，点击“新增”，选择“有项目的出国（境）申请”，根据项目类型和项目名称，选择通过的短期项目资助申请记录，点击确定，填写并提交出国（境）申请。

如需办理护照，请持身份证原件到公安机关出入境管理机构办理因私普通护照（点击查看办理地点，紫金港校区的可以到东四教学楼杭州市公安局西湖区分局紫金港综合服务大厅，咨询电话：0571-87281369，现场会根据窗口的承载限值予以适度限流，请合理安排时间，提前办理）。

请持“护照、邀请函、派遣证明（如有）等材料”自行办理签证。请提前向外国驻华使（领）馆了解签证政策，签证类型应与出访身份、出访目的一致。

特殊情况处置：

1.原则上每位研究生在读期间至多只能获得1次国际学术会议资助，每位博士研究生在读期间至多只能获得1次短期访学资助。

温馨提示：在申请人的短期项目资助申请获批后，若因故取消出访或实际未使用学校短期项目资助经费，需要恢复“短期项目资助”申请次数的：

（1）如果“有项目的出国（境）申请”尚未提交:

请申请人在系统-应用中心-因公出国（境）-派出前情况变更，发起申请，选择“因故取消出访或实际未使用学校短期项目资助经费”并上传特殊情况说明。审批通过后，短期项目资助“可申请次数”恢复。

（2）如果通过短期项目资助的项目申请记录提交的“有项目的出国（境）申请”已经通过:

A. 请申请人在系统填写回国（境）申请时，在“是否取消出国项目关联”选择“是”，填写原因，审批通过后，出国（境）申请和项目申请记录之间的关联即可取消。

B. 请申请人在系统-应用中心-因公出国（境）-派出前情况变更，发起申请，选择“因故取消出访或实际未使用学校短期项目资助经费”并上传特殊情况说明，审批通过后，短期项目资助“可申请次数”恢复。如已经预借经费，请先联系学院（系）退回经费。

2. 申请人在办理出国（境）申请时，如短期项目资助申请还未获批，请先办理“无项目的出国（境）申请”，等短期项目资助的项目申请通过后，在系统-应用中心-因公出国（境）-派出前情况变更，发起申请，选择获批的短期项目资助的项目申请记录，申请事项为“选择已有出国（境）记录”，选择小于90天的已通过的出国（境）申请记录。审批通过后，短期项目资助信息会同步到出国（境）申请和回国（境）申请页面，打印后可用办理财务手续。

二、机票预订及预借机票经费等手续

1. 预订机票及申请经费

订票须符合学校研究生因公出国（境）有关规定，符合校计财处有关规定，如违反有关规定而导致无法报销的，责任自负。

出访时间请严格按照实际出入境中国大陆时间填写，邀请函基础上可依照以下原则增加实际路程时间：欧洲、北美洲、大洋洲，前后总共不超过3天；亚洲，前后总共不超过2天；非洲、南美洲，前后总共不超过4天。申请人请勿擅自更改往返地点和出行时间。

签证预约时间确定后即可联系票务打印机票的行程单以备签证使用。

签证通过后，请马上向票务咨询机票价格，并明确具体出行时间。医学院会实时审核短期项目资助申请并进行经费授权，所在院系会进行通知，请同学耐心等待。（请勿自行支付机票费用，以免无法在派出前预约暂借款，只能在返校后进行报销）。

申请人可在学校计划财务处“综合财务管理平台”（http://cwcx.zju.edu.cn/）查看经费到账情况，获授权经费后，请在该平台及时预约暂借款、打印预约借款单，并应在经费有效期内尽快完成预借款手续。

2. 前往院系教学部门办理相关审批手续（无须至医学院）

请携带以下资料到院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人处办理相关手续；

（1）预约借款单（网上预约）

（2）《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请表》；

（3）邀请（信）函复印件；

（4）护照个人信息页、有效签证复印件；

（5）机票行程单或订单等。

院系审核材料后：预约借款单“经费主管”需院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人签字盖章，“经办人”需申请人本人签字。

3. 前往计划财务处会计核算中心办理借汇手续

按预约借款单的预约时间、预约窗口前往紫金港（东区、西区）/玉泉/华家池会计核算分中心外汇管理窗口办理机票汇款手续。需准备“2. 前往院系教学部门办理相关审批手续的材料”一式二份。

 4. 办理机票出票手续

将机票汇款的记账凭证等发给票务取票。

三、办理返校及财务报销手续

1. 返校手续

回国（境）返校两周内根据《医学院研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（持续更新）》办理返校手续。登录浙江大学研究生管理信息系统（https://yjsy.zju.edu.cn/），在应用中心-因公出国（境）-回国（境）申请，填写信息，根据实际情况结合项目要求填写申请资助的金额，将护照个人信息页、有效签证页、出入境记录页面、回国（境）报告（不少于1000字）、2-3张在外交流照片等回国（境）资料作为附件上传系统，提交回国（境）申请。回国（境）申请经导师、学院研究生科（院系教学部门受理学生报到后审核）、学院分管行政负责人、回访谈话负责人、学院分管党委负责人审核通过。

2. 办理经费申请及报销手续（无须至医学院）

获经费授权后，登录计划财务处“综合财务管理平台”(http://cwcx.zju.edu.cn/)-网上报账业务-申请报销单-因公出国（境）模块预约预借款经费和剩余经费（如有）的报销，（如预借款经费已过有效期，还需同时在特殊预约业务-冲销特殊暂借款模块预约之前暂借款的冲销），并打印相关预约单。在回国（境）后两周内（遇寒暑假可顺延至开学后），申请人本人尽早持以下材料到院系教学部门的研究生出国（境）手续相关老师处审核预借款的《预约冲销单》（如经费仍在有效期内则为预约报销单）及剩余经费的《预约报销单》：

（1）《预约冲销单》《预约报销单》（计财处网站预约后打印，派出前已办理预借款且经费已过期的同学，须办理预借款冲销手续；派出前没有办理预借款的同学，或者预借款经费还在有效期内的同学，直接办理报销手续）；

（2）《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请表》《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台回国（境）审核表》；

（3）邀请（信）函复印件；

（4）护照个人信息页、有效签证、出入境记录复印件；

（5）相关票据及支付记录等材料。

其中，机票要求提供机票行程单（或订单及发票）、登机牌、支付记录（已借款支付则无需提供）；如乘坐非境内航空公司的航班，须在研究生教育管理系统填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地申请表》（学生用）。

短期访学资助申请人，如需报销相关费用，还需提供在外住宿费发票或收据、支付记录等；如为租房，还需提供与房东本人签定的租房协议以及房东手写收据。

温馨提醒：单张或连号发票合计金额在1000元（含）以上的支出，均应提供银行对账单、支付宝电子账单等支付记录；支付房租为现金支付的，收款单位或金额与发票不一致的等情况，还需提供《支付情况说明书》（加盖院系教学部门公章），表格见计划财务处网站（http://cw.zju.edu.cn/）-下载专区-空表下载栏。

院系审核资料后：预约冲销单和预约报销单“经费主管”需院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人签字盖章，“经办人”需申请人本人签字。

温馨提醒：票据正面一般由2人签字并盖所在院系教学部门公章，已实名显示的机票行程单可不再签字。派出前已经办理预借款的同学请及时办理预借款冲销（如经费还在有效期内则办理预借款报销手续）手续，以免影响毕业离校手续的办理。

3.请携带2.中的前述材料（派出前预借过外币的同学需要准备材料一式两份，未预借过外汇的同学只需要准备一份材料）按预约窗口、预约时间前往各会计核算分中心外汇管理窗口办理相关报销手续。

4.交流分享

为使同学们更好地了解浙江大学研究生对外交流政策，更合理地制定对外交流和公派留学规划，学校在浙大研究生微信公众号上推出“惟学无际”专栏，邀请拥有不同学科背景的优秀学生代表分享项目申请、出国（境）手续、留学生活、国际会议参会经历等方面的经验感悟，欢迎大家关注和投稿。投稿内容可以从留学单位概况、科研学习经历、个人成长收获等角度入手，1000-2000字左右即可，投稿邮箱yjsy_pyc@zju.edu.cn, 邮件和文件命名为“姓名-惟学无际专栏投稿”。

研究生教育办公室

2025年5月13日